3 เครื่องมือ ช่วยหาสาเหตุของปัญหาธุรกิจได้ไม่ยาก

จากตอนก่อนหน้า ที่ finbiz by ttb ได้เล่าถึง กระบวนการ DMAIC ซึ่งหนึ่งในขั้นตอนนั้นก็คือ ขั้นตอน A : Analyze การวิเคราะห์ปัญหา ซึ่งเป็นการนำข้อมูลที่ได้จากขั้นตอนที่แล้วมาทำ Root Cause Analysis (RCA) หาต้นตอของปัญหา โดยมี 3 เครื่องมือที่นิยมใช้ในการหาต้นตอสาเหตุ ได้แก่ Process Map, Fish bone diagram และ 5-Why analysis ซึ่งในตอนนี้เราจะมาให้รายละเอียดกับทั้ง 3 เครื่องมือนี้กัน สามารถอ่านตอนที่แล้วได้โดยคลิกที่นี่

1. วาด Process Map เห็นกระบวนการทุกขั้นตอน...หาปัญหาเจอไม่ยาก

เป็นการใช้ภาพ แสดงขั้นตอนหลัก ๆ และจุดตัดสินใจทั้งหมดของกระบวนการที่เกิดขึ้นจริง เพื่อระบุขั้นตอนทั้งหมดของกระบวนการ รวมถึงขั้นตอนที่มีคุณค่าต่อลูกค้าและขั้นตอนที่ไม่มีคุณค่าต่อลูกค้า โดยควรใช้ Process Map นี้อย่างต่อเนื่อง และนำมาปรับปรุงกระบวนการให้ดียิ่งขึ้น

วาด Process Map ไม่ยากอย่างที่คิด

Process Map เป็นผังที่แสดงการไหลของขั้นตอนการทำงานด้วยสัญลักษณ์ต่าง ๆ ไปตามลูกศรในแผนผัง โดยสุดท้ายแล้วจะต้องไปสู่จุดจบของกระบวนการทั้งหมด จะต้องไม่มีเส้นในแผนผังที่ไปค้างที่ขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งที่ไม่จบกระบวนการ โดย Process Map มีสัญลักษณ์ต่าง ๆ ดังนี้

เมื่อสามารถวาดกระบวนการทำงานในปัจจุบันได้แล้ว เราจะพบว่า มีขั้นตอนใดที่เป็นปัญหา จากนั้นให้ปรับปรุงสู่สิ่งที่อยากให้เป็นและนำไปสู่การกระบวนการปรับปรุงต่อไป ซึ่งในปัจจุบันนี้มีโปรแกรมสำเร็จรูปที่ช่วยในการเขียน Process Map มากมาย เช่น Microsoft Visio เป็นต้น

2.หาสาเหตุของปัญหา ด้วยแผนภูมิก้างปลา (Fish Bone Diagram)

แผนภูมิก้างปลา Fish Bone Diagram เป็นเครื่องมือที่แสดงถึงความสัมพันธ์ระหว่างปัญหาและสาเหตุของปัญหา ทำให้บางครั้งเครื่องมือนี้เรียกว่า “Cause-and-effect diagram” โดยประกอบไปด้วยการระบุปัญหา สาเหตุหลักและสาเหตุย่อยเพื่อให้ได้ต้นตอของปัญหา โดย หัวปลา คือ ปัญหาที่กำลังจะหาสาเหตุเพื่อแก้ไข ส่วนก้างปลา คือ สาเหตุที่เป็นไปได้ที่ก่อให้เกิดปัญหาในแต่ละหมวดของ 5 องค์ประกอบของกระบวนการ ซึ่งจะกล่าวถึงในตอนถัดไป

3. ถาม “ทำไม” 5 ครั้ง พบทางสว่าง กับ 5-Why

5-Why คือ เครื่องมือในการหาต้นตอของปัญหาด้วยการถาม “ทำไม” ซ้ำๆ 5 ครั้ง โดยคำตอบของแต่ละคำถามจะเป็นใจความหลักในการถาม “ทำไม” ถัดไป เมื่อทีมทำการระดมสมองว่าอะไรบ้างที่น่าจะเป็นสาเหตุของปัญหาในแต่ละหมวดของ 5 องค์ประกอบของกระบวนการ ซึ่งโดยปกติจะยังไม่ใช่สาเหตุที่เป็นรากเหง้า (Root Cause) ของปัญหา การใช้เทคนิค 5 why จะช่วยให้ทีมคิดต่อ เพื่อให้ระบุสาเหตุที่เป็นปัญหารากเหง้าได้

ตัวอย่างของการใช้ 5-Why analysis

ที่มา :

• หลักสูตร ttb digital LEAN supply chain
• Youtube : Jerilyn Edginton channel

finbiz by ttb

โครงการเสริมความรู้สู่การเป็น Smart SME ผ่านหลากหลายแพลตฟอร์ม
พร้อมองค์ความรู้ ที่ครบครัน จาก Partner ชั้นนำทั้งภาครัฐ และภาคเอกชน
เพื่อให้ธุรกิจสามารถก้าวผ่านความท้าทายของโลกปัจจุบัน
ปรับตัวตอบโจทย์ยุคดิจิทัล พร้อมมุ่งสู่การเติบโตอย่างยั่งยืน

อัปเดตทุกดิจิทัลเทรนด์ และความรู้ดี ๆ ที่ SME ไม่ควรพลาด
เพียงแอดไลน์ @ttbSME